Det var länge sen sist men här kommer en återkoppling kring min yrkesvardag som jag känner var länge sedan jag uppdaterade. Jag arbetar numera på stadskontoret i Halmstad kommun vilket är den verksamhet och organisation som jag har valt att förlägga min utbytesperiod på.
Jag har min placering på kvalitetsavdelningen men arbetar gränsöverskridande tillsammans med de andra avdelningarna på Stadskontoret. Jag har tilldelats ett huvudsakligt uppdrag som handlar om att kartlägga och ”leana” all den rapportering som stadskontoret begär in ifrån de olika bolagen och förvaltningarna. Med rapportering i detta fall menas bl.a. ekonomirapporter, kvalitetsrapporter, verksamhetsberättelser, planeringsdirektiv, måluppföljningar, personalstatistik etc. Sammanlagt skapar detta en hel del ”tidstjuvar” vilket såklart påverkar den ordinarie verksamheten. Det jag tittar på nu är att undersöka hur och om man kan förenkla de här processerna: finns det några förbättringsområden?, använder man allt det material som man begär in?, o.s.v. Personligen tror jag det är viktigt med rapportering men man bör alltid ha med en tanke om själva nyttan med arbetsinsatsen, generar rapporteringen ett värde för kunden?
För mig är det ett väldigt intressant uppdrag som innebär att jag kommer träffa många av bolag-och förvaltningscheferna i Halmstad kommun men också politiker och avdelningschefer. Ju mer jag börjat arbeta med detta, desto mer viktigt har jag också börjat inse att uppdraget är. Oj!, klockan tickar på, dags att bege sig på kartläggningsmöte med en av avdelningscheferna.
Läs även Oscars tidigare blogginlägg:
”LEAN”
”Kultur och värderingar”
”13 riskfaktorer”
”Att prioritera”
”Framtidstro”
”Ett gott bemötande”
“Som en nål i en höstack“
Jag gillar ditt sätt att tackla de problem och utmaningar du ställs inför, Oscar! Dina problemformuleringar indikerar att du också på djupet förstår vad det hela (som du ska ägna dig åt) går ut på.
Kort sagt: Du nalkas dina problemställningar genom att se på dem ur såväl ett breddperspektiv som ett djupperspektiv. Bra!
Apropå ingenting: Jag antar att du redan känner till Littles lag (Little’s law). Om inte, se: http://en.wikipedia.org/wiki/Little%27s_law .
Littles lag kan lite förenklat sammanfattas så här: Ledtiden genom ett system är direkt proportionell mot antal ärenden i ett system.
Därför är det viktigt att fokusera på flaskhalsar i det logistiska flödet, enär dessa flödeshinder tenderar att ge upphov till köbildning.
Vad Little menade med sin lag är av allt att döma, att ju fler saker som samtidigt flödar genom ett logistiskt system, desto längre ställ- och ledtider får man räkna med och desto mer tid måste ägnas även åt hantering av kön som sådan, typ att ta ställning till allehanda hanterings- och prioriteringsfrågor.
Just därför är det viktigt att så att säga försöka mota Olle i grind, dvs att inte låta kön av ärenden växa snabbare än dessa hinner betas av.
Fast känner jag dig rätt, Oscar, så kommer du inte oförberedd till de nya arbetsuppgifter du nu har satts att lösa. Så jag håller det för troligt att Littles lag är dig bekant sedan tidigare.
Samtidigt anar jag att du är bekant även med de tankegångar om tid som i slutet av 1990-talet lanserades av dåvarande professorn Bodil Jönsson, hon med boken ”Tio tankar om tid” (från 1999). I den boken kan man läsa mer om begrepp som ställtid och ledtid.
Bodil Jönsson menar att vi inte klarar av att ha för mycket i gång samtidigt. Ett synsätt som, förstås, är heltigenom kompatibelt med hennes tankar om ställtid och styckad respektive ostyckad tid.
Inte minst behöver folk som regel ges extra tid både före och efter en given aktivitet, annars tenderar den långsiktiga effektiviten att försämras. Detta bör man alltid ha i åtanke vid flödesanalyser.
Bodil Jönssons syn på begreppen tid och tidsåtgång går, i alla fall som jag ser det, dessutom bra att förena med det lean-tänkande du skrev om i ditt förra blogginlägg, Oscar.
. Det går att slimma ställ- och ledtider genom att satsa mer på kvalitet och mindre på kvantitet.
Så den där kursen om LEAN, som du gick för ett tag sedan (och som resulterade i ditt blogginlägg rubricerat LEAN), kan du säkert ha nytta av nu när du har placerat ditt fokus på informationsflödesströmmar och dylikt i din arbetsorganisation.
Lycka till med ditt angelägna arbete!
Hej Bengt!
Nej, jag kände faktiskt inte till ”Littles lag” men har desto större koll på det nu, tack. Du får ha i åtanke att jag är en av de yngre deltagarna i Traineeprogrammet och har ännu därför mycket kvar att lära vad gäller både teori och praktik. Det är alltid gott när någon med så lång livserfarenhet som du Bengt kompletterar detta med den feedback du ger.
Har för övrigt väntat på en ny kommentar angående det svar som jag skrev till dig i det förra inlägget som du var väldigt skeptisk till..
Ha det gott!
/Oscar
Nä, genomskeptisk var/är jag inte vad gäller LEAN-tänkandet.
Vad jag ville var mest att dämpa lite av den (i mitt tycke lite för) stora entusiasm du kände så där direkt efter kursen. Påvisa för dig att allt inte är svart eller vitt utan att det snarare finns 40 olika schatteringar däremellan.
Men eftersom du visade den insikten, fann jag så att säga ingen anledning att återkomma i ämnet.
Ja, Oscar, du är ung (iaf jämfört med mig). Men klok är du. Och, inte minst, ödmjuk.
Det är två bra egenskaper att ha, i synnerhet om man framöver, som du, ska förvalta och utveckla ”humankapital”.
Jag ser fram emot nya spännande blogginlägg från din penna, Oscar! Och du, glöm inte: Forza HBK! ;o)